Denilso de Lima

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5 Maneiras Eficazes Para Dobrar Sua Produtividade

ProductivityNos dias agitados e cheio de afazeres nos quais vivemos, estamos sempre procurando aprender algumas maneiras para melhorar nossa produtividade. Afinal, como podemos melhorar o modo como gerenciamos o tempo que temos? Será que tem alguma dica para dobrarmos nossa produtividade e assim terminar o dia com a sensação de dever cumprido?

Abaixo compartilho com você 5 maneiras eficazes para você dobrar a sua produtividade no dia. Lembre-se que para elas darem certo é necessário que você tome uma atitude firme para fazê-las acontecer. De nada adianta você procurar maneiras para se tornar mais produtivo, encontrá-las e depois abandoná-las. Tornar-se mais produtivo é uma atividade constante, um hábito que deve ser adquirido e desenvolvido, portanto faça a sua parte.

1. Verbalize suas intenções

Pela manhã, fale para você mesmo – em voz alta – quais são suas intenções para o dia. Ao fazer isso, você certamente identificará quais são as tarefas mais importantes do dia. Para facilitar: as mais importante são aquelas que surgirem primeiro em sua mente e que você falará primeiro para você mesmo. Pode ser responder um email importante, um projeto que deve ser iniciado, uma reunião que deve acontecer, um relatório a ser apresentado… Enfim, pode ser qualquer coisa. Procure verbalizar suas intenções para o dia por pelo menos cinco minutos. Ao ouvir quais são suas intenções, você estará dando ao seu cérebro a oportunidade para organizar as informações de maneira a realizar tais atividades importantes.

2. Faça o mais importante primeiro

Essa dica é clássica! Você sabe que para ser mais produtivo, você deve primeiro focar toda sua energia e atenção para o que é mais importante. Muita gente ao chegar ao trabalho verifica os emails, dá uma olhada nas redes sociais, lê uma nota em um jornal ou revista, toma um cafezinho, verifica o que ficou pendente do dia anterior e coisas assim. Ou seja, elas perdem a energia e a motivação fazendo coisas que não são importantes. Elas devem criar o hábito de ao chegar no trabalho, dedicar todo o esforço e atenção ao que é mais importante. Só depois de lidar com o(s) iten(s) de maior importância é que elas deve cuidar dos itens menos importantes.

3. Tenha uma estratégia bem definida para os emails

Ah! Os emails! Um dos maiores ladrões de tempo da grande maioria dos trabalhadores. Você sabia que os emails são responsáveis por 35% da perda de tempo dos trabalhadores em grandes empresas? São vários emails recebido por dia! Dar atenção a todos eles é uma loucura. Eu já passei por isso! Até que um dia criei uma estratégia para lidar com eles e assim manter minha caixa de email organizada. Uma das estratégias que uso até hoje é a do “ver uma vez só“; ou seja, quando eu abro um email, leio o seu conteúdo e na mesma hora o respondo. Evito ter de visualizá-lo duas vezes. Além disso, eu também uso o sistema de filtros para separar os emails mais importantes do menos importantes. Assim, quando recebo um email de minha editora ou de um parceiro comercial chave, eu sou notificado imediatamente. Ao vê-lo já o respondo. Os demais emails eu os abro em dois horários diferentes do dia: a primeira vez por volta das onze da manhã e a segunda às três da tarde. Claro que se algum email importante chegar, eu lido com ele imediatamente. Mas, tento manter minha caixa de emails organizada e dou atenção a todos. ter uma estratégia para lidar com os email diminui a ansiedade e o desespero de ver sua caixa de emails abarrotada de mensagens e não saber quando terá tempo para tudo aquilo.

4. Use seu smartphone inteligentemente

Os smartphones são excelentes maneiras de nos mantermos produtivos ao longo do dia. Tem emails que podem ser respondidos pelo celular mesmo. Isso pode ser feito em qualquer lugar que você estiver, desde que seja permitido e conveniente usar o celular. Você pode discutir os detalhes de algum projeto via aplicativos de comunicação rápida: Whatsapp, Telegram, Skype. Usar essas ferramentas evita que você perca tempo dentro do seu local de trabalho. Você não precisa se deslocar de um canto a outro da empresa. Pode resolver boa parte das coisas via celular. Assim sobrará mais tempo para você lidar com outras coisas na sua lista de afazeres do dia. Lembre-se: os smartphones são telefones inteligente, portanto não seja burro e aproveite a inteligência deles a seu favor.

5. Revise sua produtividade ao longo do dia

Em determinados momentos do dia, dê uma relaxada e avalie sua produtividade até aquele momento. Eu costumo fazer isso duas vezes ao dia: a primeira ao meio-dia e a segunda às quatro e meia da tarde. Durante cinco ou dez minutos, eu avalio minha lista de tarefas, vejo como estou me saindo com as mais importantes, mudo o que tenho de ser mudado, ajusto meu foco e sigo em frente. Essas revisões são essenciais para que eu não perca o rumo e termine o dia com a sensação de que não fiz nada de importante no dia. No final do dia, eu dou uma olhada na minha lista de tarefas e vejo como me saí. Se eu dei conta de pelo menos 85% das tarefas, sinto-me feliz e realizado. Claro que desses 85%, boa parte deve ser das tarefas importante e não das menos importantes.

Essas são apenas cinco maneiras eficazes para dobrar a sua produtividade. Há ainda muitas outras! Mas, essas cinco dicas são simples e você poderá começar por elas. Depois eu volto aqui e conto outras para você. Até a próxima!